Женские новости

Интересно о карьере, отдыхе, любви и сексе, психологии и красоте

Пишите письма, или Деловая переписка — дело тонкое!

1
Софья Залевская

Владение компьютером? ДА!!!

Сколько раз, просматривая вакансии, ты отвечала на этот вопрос утвердительно? Все просто – текст в ворде печатаю, оутлук открываю – значит компьютером владею. А на самом деле? Попробуем рассмотреть в этой статье простейшую составляющую компьютерной грамотности – умение писать письма.

Пишите письма! Деловая переписка

Пишите письма!

Как писать письма правильно

Письмо = адрес + тема + тело письма + файлы(аттачи).

Адрес: простейший вариант – ИмяЯщика@ИмяДомена – mymail@gmail.com

Можно добавлять имя адресата – тогда адрес нужно указать в угловых скобках  — Семен Семеныч <semen@gmail.com>

Копия: сюда рекомендуется писать адреса людей, которые должны быть в курсе событий (руководитель отдела, напарница  и т.п.). Если таковых нет – оставь поле пустым.

Скрытая копия: в ФСБ 🙂 Никто из получателей не узнает, кому еще ушла копия письма, если написать адрес здесь.

Тема письма: одна из важнейших частей письма, так как именно она создает первое впечатление (это немаловажно, получая 100500 писем в день). Согласись — гораздо приятнее получить красиво подписанный конверт, чем унылый заклеенный прямоугольник. По теме получатель определит – читать дальше, или удалить твое письмо сразу.

Старайся писать в теме краткое содержание письма: что это и зачем пришло получателю. Например:

  • Резюме на вакансию Офис-менеджера, Елена, 25 лет.
  • Статья к 29.03: О пользе привычек.
  • Отчет по складу за апрель 2013: вариант 1 (не проверен)

Содержание письма:

Вежливо начать с приветствия. Изобретения вроде «Доброго времени суток» не уместны в деловом стиле. Лаконичное «Здравствуйте» вполне себя оправдывает.

Вообще лаконичность и точность это залог успеха в переписке.

Правильно написанное письмо при деловой переписке содержит в себе ответы на вопросы: что? где? когда? на сколько? каким способом?

Отличное упражнение: напиши письмо, а потом к каждому предложению поставь эти вопросы. Если ответы уже изложены буквами, то письмо удалось   Если мыслями — тренируй телепатию.

Главное отличие письменного общения — здесь не работают жесты и фраза “я имел(-а) ввиду”. Все, что имеется ввиду, должно быть написано буквами в письме.

Файлы (аттачи — от англ. attachment): фото, текстовые файлы и прочее, необходимое для пересылки. При этом помни — многие почтовые сервера имеют ограничение на размер аттача. Поэтому посылать фото с отдыха, сделанное на свежекупленный Cannon EOS 5D, без обработки не стоит. Размер таких файлов часто очень велик.

Кроме того, на многих серверах запрещены к пересылке файлы программ (c расширением .exe например). Обходной путь в этом случае — заархивировать такой файл, либо выложить на файлообменник.

Золотое правило

Написала – прочитай!

И только после этого жми «Отправить»

Удачной переписки!

Нравится статья? Покажи подругам!

Один комментарий

Ваш комментарий